Aspects techniques

Notre équipe se tient à votre disposition pour vous aider à choisir la taille idéale en fonction de vos besoins.

Voici quelques exemples :

→ pour un repas assis sans piste de danse : compter 1,20 m² par personne

→ pour un repas assis avec piste de danse : prévoir 1.50 m² par personne

→ en format cocktail ou Lounge : compter 0.70 m² par personne

→ pour une cérémonie religieuse ou laïque : prévoir 1 m² par invité.

Exemple de calcul : Pour un repas assis de 150 invités : 150 personnes x 1,20 m² = 180 m². Prévoyez une tente de 200 m². Si vous souhaitez une piste de danse en plus : il faudra une tente de 250 m².

Ce calcul vous permet une première estimation de votre besoin, il faudra également prendre en compte les espaces disponibles et les contraintes du lieu.

N’hésitez pas à nous demander des conseils !

Après validation du devis et avant toute prestation de montage, une visite est réalisée sur le site du client pour valider le lieu d’implantation de la tente ou du chapiteau, vérifier le dénivelé du parquet et les accès poids-lourds.

Lors de cette visite, le client doit obligatoirement nous avertir en cas de présence de câbles, conduites (eau, gaz), réseau de drainage dans le terrain. A défaut, le client prend sous sa responsabilité les dégâts éventuels occasionnés au sous-sol du terrain lors du montage ou du démontage.

Le lieu d’implantation de la tente ou du chapiteau qui a été validé lors de la visite technique ne pourra en aucun cas être modifié le jour du montage.

Pour les tentes stretch, nous déterminerons avec vous s’il est nécessaire d’abaisser les côtés exposés au vent, si la tente doit être installée entièrement ouverte ou fermée suivant la météo prévue.

Pour les tentes silhouettes, le sol doit être plat pour l’implantation. Si ce n’est pas le cas, il faudra prévoir la location d’un plancher qui sera calé sur ossature métallique.

Pour le montage : Avant l’arrivée de notre équipe et du matériel, le client devra s’assurer que le lieu soit débarrassé de tout obstacle. Le sol doit être entièrement déblayé et propre, tondu et ne doit pas présenter de dénivellation autre que celle vue lors de la visite technique.

Le client sera présent pour accueillir l’équipe de monteurs, les diriger vers l’emplacement du montage, leur indiquer le positionnement des issues, du coffret électrique et des aménagements intérieurs éventuels. Le client ou une tierce personne restera disponible le temps du montage pour toute demande de l’équipe de monteurs. Le client doit prévoir une arrivée électrique pour les essais d’éclairage qui seront réalisés en sa présence à la fin du montage.

Les temps de montage et démontage varient en fonction des dimensions des tentes, des contraintes techniques du site et des conditions météorologiques. En général, prévoyez une demi-journée pour une tente seule. Une journée entière pour une tente et un plancher (de 150 à 400 m²). Le démontage est souvent plus rapide. Ces informations sont données à titre indicatif.

Nos équipes choisiront en amont avec vous une date et un horaire de montage et de démontage. Ces informations seront susceptibles d’être modifiées suivant les impératifs de nos plannings de prestations et les contraintes météorologiques.

Nos équipes de monteurs doivent intervenir avant les prestataires prévus pour votre événement, hormis l’électricien.

Le jour du démontage et avant l’arrivée de notre équipe, le mobilier aura été empilé et rangé dans les racks prévus à cet effet, le parquet balayé et nettoyé. Toute la décoration réalisée par vos soins aura été enlevée.

Le matériel devra être reconnu par le client lors de sa prise en charge et de sa restitution finale. Le client reconnaît recevoir le matériel en bon état. Si le client venait à constater une défectuosité du matériel livré, il devra nous en aviser avant la date d’utilisation. Il est interdit de scotcher, clouer, agrapher le matériel loué.

Organic Concept Lyon ne pourra être tenu responsable de dégradations occasionnées par l’installation normale du matériel (trous provoqués par les piquets de liaisonnement au sol, élagage de la végétation permettant l’accès des véhicules et/ou l’installation du matériel, ornières dans le terrain…)

Le client veillera à maintenir le chapiteau fermé en cas de vent. Le client avertira immédiatement Organic Concept Lyon lors de vents violents. Pour des raisons de sécurité, au delà de 100 km/heure de vent, le chapiteau devra être évacué.

En cas de fortes pluies, le client assurera l’évacuation de trop plein d’eau dans les gouttières et si d’éventuelles poches d’eau se forment sur les tentes. Le client avertira Organic Concept Lyon.

En cas de neige, le locataire devra immédiatement mettre en marche un appareil de chauffage nécessaire pour faire fondre la neige de façon permanente ou assurer le déneigement de la toiture avec des moyens adaptés. Passé 3 cm de neige, il y a danger d’effondrement et le client sera tenu responsable des dégâts occasionnés par l’inobservance de cette clause.

Toutes nos tentes et structures répondent aux normes de sécurité européennes pour la réception de publics et pour garantir un événement serein.

Nos équipes professionnelles de montage délivrent sur demande aux organisateurs (professionnels ou particuliers) une attestation de bon montage après installation. Cette attestation ne dispense pas d’assurer votre événement contre les imprévus et les accidents.

Nos tentes répondent toutes à la norme anti-feu M2.

Un registre de sécurité peut être fourni sur demande.